4.3, Componentes de Microsoft Office 2007

 Las aplicaciones de Office 2007 presentan los siguientes elementos:

Botón de Office 

Los nuevos elementos que aparecen en la versión Microsoft Office 2007 es el de la imagen que es el botón de Office, lo podremos encontrar e la esquina superior izquierda de todas las aplicaciones de Office, haciendo clic sobre el botón podremos acceder a los comandos básicos que antiguamente estaba en el menú de archivo como Abrir, Guardar e Imprimir, pero se han añadido nuevos como Finalizar o Publicar. Aparece en los siguientes programas de Microsoft Office 2007: Word, Excel. PowerPoint y Access. Está disponible en las ventanas de los mensajes de correo electrónico de Microsoft Outlook 2007. 

Botón de Office incluye:

• Nuevo. Un archivo nuevo. 
• Abrir. Se abre el Explorador de la carpeta mis documentos donde podremos seleccionar el archivo con el que deseamos trabajar- Es posible seleccionar otras carpetas o decidir la vista con la que queremos ver el contenido. 
• Guardar. Cuando guardamos un archivo por primera vez, aparece la misma ventana que con el comando Guardar como, el archivo ha sido guardado previamente, lo que hace este botón es volver a almacenar el archivo con el mismo nombre, con lo que la versión anterior queda eliminada. 

Dependiendo de la aplicación con la que estemos trabajando, al guardar se creará un archivo con la extensión .docx, .xlsx, accdb, .pptx, que se corresponden con archivos de Word, Excel, Access o de PowerPoint respectivamente. Opción destacable del menú Guardar es que nos permite decidir en qué tipo de archivo se va a salvar el documento, se hará con distintas extensiones de archivo dependiendo de la versión de Office y es posible definir dónde se guardan los archivos y cada cuánto tiempo se salva información de autorrecuperación de autorecuperación. 

• Guardar como. Se utiliza si queremos guardar el archivo en una ubicación diferente de la original o en un formato diferente ejemplo, es posible que necesitemos un momento dado guardar un documento con el formato de alguna versión anterior de Office- Después de Guardar como, se abre una ventana. La parte inferior izquierda de esta ventana se encuentra el botón herramientas. 

Nos permite además conectarnos a una unidad de red. 

Podemos comprimir el tamaño de las imágenes según la utilidad que vayamos a darle al documento: enviarlo por mail, utilizarlo en un proyector o visualizarlo por pantalla. 

• Imprimir. Hacer clic en este comando aparecen las siguientes opciones:

- Imprimir: Mediante el cuadro de diálogo que aparece, se puede seleccionar impresora. además otras opciones de impresión como el número de copias, páginas e imprimir, etc. 

- Impresión rápida_ Envía directamente el documento a la impresora predeterminada sin realizar ningún cambio. 

- Vista preliminar: Muestra la previsualización de la página o páginas que deseamos imprimir. 

• Preparar. Prepara el documento para su distribución con las siguientes opciones: 

- Propiedades: administra las propiedades del documento 

- Inspeccionar documento: Comprueba si hay información del usuario, texto oculto o metadatos en el documento. 

- Cifrar documento: Se agrega seguridad añadiendo cifrado al archivo. 

- Restringir  permiso: Permisos de editar, copiar e imprimir restringidos dependiendo de la necesidad. 

- Agregar una firma digital: Asegura la integridad del documento agregando una firma digital no visible. 

- Marcar como final: Establece el documento como versión definitiva y de solo lectura. 

- Ejecutar comprobador de compatibilidad: Se comprueba si se puede utilizar el archivo en versiones anteriores de Office. 

• Enviar: Envía una copia del documento a otras personas. Es común para Word, Excel y PowerPoint. 

- Correo Electrónico: Envía directamente por mail el archivo abierto de la aplicación. 

- Fax de Internet: El documento como si fuese un fax. Necesario subscribirse al servicio de fax de Internet. 

• Publicar: El documento para su distribución. Es común para Word y Excel. Las siguientes opciones tiene:

- Blog: Una nueva entrada de blog con el contenido del documento. 

- Servidor de administración documental: Se guarda el documento para ser compartido en un servidor de administración documental.

- Crear área de trabajo del documento: Es muy útil para trabajar de modo compartido con un archivo y mantener una copia sincronizada. 

• Cerrar. Cierra el archivo y la ventana de este.
• Salir. Se sale de la aplicación preguntándonos si queremos guardar los archivos que se van a cerrar. 

A ver as opciones del botón de Office y cambian según la aplicación con la que trabajemos. 

Opciones de Word dentro del botón de Office aparecen las opciones de esta aplicación divididas en distintas categorías. 

A través de este menú es posible:

• Mostrar la barra de herramientas. 
• Habilitar vistas previas. 
• Cambiar el color de la aplicación. 
• Configurar el idioma, puede seleccionarse el idioma, lo cual determinará cuál será el corrector a aplicar en el texto además de otras características.

Las opciones del menú Mostrar, destaca la posibilidad de mostrar ciertas marcas de formato de las páginas y distintas opciones de impresión. 

A través del menú Personalizar se determina qué elementos aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido. 

Otros menús, más específicos, accesibles a través de Opciones de Word son Complementos, Centro de Confianza y Recursos. 

 Barra de herramientas de acceso rápido

La barra de herramientas de acceso rápido aparece a la derecha del botón de Office. Se puede personalizar haciendo clic en la flecha que aparece a su derecha. Aparecen los botones clásicos y más utilizados de Microsoft Office: Nuevo, Abrir, Guardar, Vista preliminar, etc. 

Queremos añadir más comandos, podemos hacerlo seleccionando la opción más comandos aparece el cuadro de diálogo y con la opción de Minimizar la cinta de opciones, logramos reducir esta a la mínima expresión y con un aspecto parecido a las versiones anteriores. Además puede situarse la barra de herramientas en distintas posiciones, encima o debajo de la cinta de opciones haciendo clic sobre el respectivo comando. 

Cinta de opciones

La cinta de opciones es una de las grandes novedades en el aspecto visual de Microsoft Office 2007 y sustituye a los menús y barras de herramientas principales de Office 2003. 

Esta cinta se halla en todas las aplicaciones de Office 2007 excepto en Outlook, solo aparece en las ventanas de redacción y lectura de un mensaje de correo electrónico, una tarea, un contacto o un elemento del candelario. 

Distribución de la cinta de opciones es intuitiva y de fácil manejo. La cinta de opciones presenta fichas, grupos de comandos dentro de cada ficha y la posibilidad de mostrar un cuadro de diálogo de cada uno de los comandos. 

Las fichas que contiene la cinta de opciones destacan Inicio, Insertar, Diseño de página, etc. 

Visualizarán unas u otras dependiendo de la aplicación con la que estemos trabajando y aunque muchas de ellas son comunes a todas. 

Observamos que, al pasar el ratón sobre cada una de las fichas, estas se remarcan. 

Aparecen previsualizaciones de los formatos dados a la fuente de los textos sin necesidad de cerrar los cuadros de diálogos. 

Además de las fichas que se ven en la cinta de opciones cuando se inicia una aplicación, existen fichas que aparecen solo cuando se necesitan. 

Estas fichas son las herramientas contextuales y las fichas de programas. 

Barra de estado

Barra de estado aparece en la parte inferior de las ventanas de las aplicaciones de Microsoft Office 2007. 

La barra de estado consta de las siguientes partes: 

• Barra de Zoom: En el extremo derecho de la barra. Nos permite establecer el nivel del zoom con el que deseamos ver la presentación, documento, hoja de cálculo, etc. 
• Junto al control del zoom aparecen botones que nos muestran distintos modos o vistas del documento son Lectura de pantalla completa, Diseño de Impresión, etc. En Excel por su parte la vista previa, Diseño de Página, Normal, etc.
• La barra de estado puede ser personalizada. Si hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre ella, las opciones que aparecen marcadas son las que se visualizan en la barra de estado. Simplemente con marcar y desmarcar personalizaremos la barra.

Panel de Exploración o Navegación 

Panel de exploración no aparece en todas las aplicaciones de Office. Las que sí se utiliza este panel son: Access y PowerPoint, además de Outlook.

Abrir una de estas aplicaciones, este panel de exploración se halla a la izquierda de la pantalla. En caso de Access, los objetos que integran la base de datos. 

Caso de PowerPoint son las distintas diapositivas que componen la aplicación. 

Como casi todo en Microsoft Office, el panel de exploración también puede ser personalizado en función de las necesidades de cada usuario.